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ADEF Résidences et PSI© : une belle histoire

ADEF Résidences et PSI© : une belle histoire

ADEF Résidences et PSI© : une belle histoire

Interview de Matthias Brener, chef de projet informatique chez ADEF Résidences et de Valérie Bourron, infirmière coordinatrice référente sur la formation au projet informatique.

Un premier constat s’impose : « trop d’informations tuent l’information »

Valérie Bourron explique « Dans chaque établissement, nous devons gérer en tant qu’infirmières, une qualité d’informations relatives à chaque résident et à leurs soins spécifiques. Mais ces informations étaient auparavant disséminées dans différents supports, différents lieux et par différentes personnes.
Il nous devenait de plus en plus difficile d’effectuer un suivi et il n’y avait par conséquent pas de vraie traçabilité. Aucun établissement n’avait d’outil de gestion, on travaillait avec Word ou Excel et beaucoup, beaucoup de papier ! »

Il y a quelques années, la direction fait donc le choix d’une nouvelle gestion informatisée, commune à tous les établissements et gérée directement par le siège.
« On a fait le choix de cet outil « pile-poil » au bon moment » confirme Matthias Brener. « Nous avions défini plusieurs objectifs à respecter :

  • favoriser la collaboration entre professionnels et intervenants, avec un outil centralisateur et centralisé (au siège) pour fluidifier l'information et surtout sécuriser les données,
  • améliorer le service apporté au résident,
  • sécuriser les données dès l’écriture de l’ordonnance par le médecin traitant pour abaisser au maximum les risques. »

Avec une croissance soutenue du nombre d’établissements, la gestion des dossiers que ce soit de soin, de vie, ou des dossiers médicaux, devenait de plus en plus complexe. C’est suite à un appel d’offres que le choix d’ASC2i et de son progiciel PSI© s’est imposé.

PSI©, un outil réellement adapté

Matthias Brener raconte : « Pour l’appel d’offres, nous nous sommes appuyés sur une étude de besoin et un cahier des charges envoyés à une dizaine d’entreprises de service. Nous nous sommes ensuite imposé une grille de notation sur des critères objectifs et facilement comparables. »
« ASC2i était la société qui répondait le mieux à nos besoins avec une richesse fonctionnelle inégalée. Mon seul petit bémol, en tant qu’informaticien, était une technologie moins novatrice en comparaison à de jeunes Start-ups, à la pointe sur le marché, mais pas adaptées au besoin d’un groupe en développement.
Au final, PSI© a distancé de loin ses concurrents. »
« En tant qu’infirmière, j’ai trouvé que l’outil répondait parfaitement au fonctionnement des EHPAD et retranscrivait parfaitement le fonctionnement des professionnels. » Ajoute Valérie Bourron.

Deux projets en Un…

« On savait dès le départ qu’il faudrait prévoir un projet de développement informatique identique à celui des EHPAD pour nos établissements dédiés au handicap. Et là, ASC2i a été très clair et très intéressant dans ses propositions ».
« Il existait deux solutions : soit ils nous faisaient payer la prestation de développement pour rester propriétaire de l'outil, soit le développement et les évolutions étaient pris en charge par ASC2i, mais la solution devait être applicable à d'autres établissements spécialisés. Le partage avec d’autres utilisateurs nous permettait de profiter aussi des avancées des autres, c’était un concept intéressant. Nous l’avons retenu. »

Une mise en place sur le long terme

... Puis commence la phase de mise en œuvre, les paramétrages, et le premier déploiement sur le site pilote, de la Maison du Tilleuil Argenté à Chelles.
C’est dans cette résidence que travaillait à l’époque Valérie Bourron. « Je ne connaissais pas du tout le système informatique, mais le projet m’a intéressée. »

ADEF Résidences fait alors le choix d’une formation en interne.

« J’ai été formée par les formateurs d’ASC2i, ils ont été géniaux pour ça... et sont restés très disponibles à long terme même si on a choisi une formation en interne, ce qui pouvait leur apparaître comme une "concurrence" directe. J’appelle encore en cas de besoin et la hotline reste toujours disponible. »

C’est donc deux personnes, dont Valérie, qui forment aujourd’hui des équipes de référents sur chaque site qui eux-mêmes, vont former le reste du personnel.
Une formation en plusieurs niveaux, qui suit le même schéma que les plans de formations d’ASC2i, mais qui reste complexe car elle demande à la fois :

  • un travail préparatoire important,
  • un suivi des équipes,
  • l’implication de tous les médecins traitants extérieurs.

Au final, des blocages limités

Pour Valérie Bourron « Le premier blocage, ce sont les médecins de villes. Non salariés, c’est d’eux que part pourtant la première ordonnance. L’outil est un outil de gain de temps fabuleux pour tous, mais il faut qu'ils acceptent de jouer le jeu... Et que toutes les équipes soient investies. »
« Finalement, les problèmes que l’on imaginait en interne, liés à la « peur » de l’informatique vis-à-vis du personnel infirmier, ont été assez limités. Il y a de très belles expériences de filles qui n’avaient jamais touché à un ordinateur à la maison et qui aujourd’hui me disent avec fierté, qu’elles vont sur Internet et qu’elles peuvent apprendre à leurs enfants ».
Elle ajoute « Ce que ça a apporté au quotidien ? Une centralisation sur un seul logiciel, beaucoup moins de manipulation et surtout la suppression du papier ! D’un coup, en un clic, sans sortir de son bureau tous les volets devenaient accessibles !
Et bien au-delà du temps gagné dans l’archivage et la traçabilité, c’est surtout une sécurisation supplémentaire sur le circuit du médicament et donc pour le patient. Avant, c’était surtout au moment de recopier l’ordonnance que des erreurs d’inattention pouvaient apparaître. Avec cette gestion informatisée, c’est devenu quasiment impossible ! »

Du PSI© au PACCS, Planning d'Activité Simultanée Soin

La première étape a été le déploiement de PSI©, le progiciel d’ASC2i dans les 17 EHPAD. Une phase aujourd’hui finalisée sans encombre.
« La seule difficulté a été la gestion du réseau par le seul siège parisien. Une configuration pas forcément courante. Mais tout s’est bien passé. Un autre tournant commence avec la mise en oeuvre du nouveau module PACSS. »
« Cela semble un peu barbare, mais cela se joue sur un niveau très concret. Pour chaque résident, nous définissons un plan de soins avec une liste de tâches à réaliser. À partir du logiciel PSI©, le PACCS permet de mettre en corrélation l’organisation du personnel et l’effectif nécessaire avec les tâches à réaliser, tout en respectant les souhaits des résidents. Entre celui qui veut être réveillé à 8 h et manger à 9 h et celui qui souhaite être prêt à 7 h 30 par exemple, c'est un sacré défi ! » note Matthias Brener.

Actuellement, Adef Résidences et ASC2i terminent la première phase de test sur ce nouvel investissement.
« C’est un projet assez sensible et complexe. Nous devons revoir une nouvelle fois la version du logiciel, car nous avons nous-mêmes évolué dans notre demande. C’est une recherche constante et encore assez expérimentale, on est un peu les seuls à faire ça mais ASC2i nous accompagne vraiment là-dessus. »

PVSI, la version « handicap » de PSI©

Pour finir, reste aujourd’hui, à élargir cette dynamique aux établissements destinés aux handicapés.
Un besoin exprimé par l’association suite à une étude de besoin réalisée par ADEF Résidences et transmise à ASC2i.
Le développement actuel s’effectue sur deux premiers établissements pilotes. « Très prochainement, commencera le développement sur les autres. PSI© a très bien fonctionné sur les EHPAD, il n’y a pas de raison qu’il n’en soit pas de même avec les FAM et les MAS. Les modi-fications et les premiers tests sont bons, on déploie donc avec le même schéma. »

Une réelle amélioration ressentie par tous

Pour Matthias Brener : « Le bilan est très positif. Les équipes d’ASC2i ont été impliquées dans leur mission, et vraiment disponibles. On a pu nouer une vraie relation de confiance ce que l'on n’a pas avec tous ! Il y a eu des échanges et une écoute dans la construction, comme dans la mise en place avec une vraie recherche pour comprendre nos propres problématiques. »

Même la fusion avec le groupe Solware n’est pas remise en cause…

« Non, on n’en a pas pâti. On peut même dire que ça a été indolore. Au départ bien sûr, on a eu quelques craintes, mais, si le directeur a changé, les équipes répondent toujours aussi présentes. Et je pense que Michel Plantevin (nouveau directeur général) a compris qu'ADEF Résidences représentait un partenaire d’avenir, en pleine croissance… Ce qui simplifie les relations.
En étant source de proposition, on les a aussi fait avancer sur des points techniques. La centralisation des outils au siège de l’association, avec des accès à distance sur les établissements… a permis, il me semble, à ASC2i d’avancer.

Un avenir commun ?

« PSI© déploie des capacités encore insoupçonnées. C’est donc de notre côté qu’il reste des améliorations à avoir ! Cela pourrait par exemple nous aider à définir les lieux de chutes des résidents par exemple... Avec les milliers de données que l'on récupère… Il y a des statistiques à faire. Ces données ne sont pas encore utilisées au maximum, car là, ce sont les pratiques au quotidien qu’il faut changer, en amenant l'outil informatique au salarié qui n'a pas l'habitude. »
« On va obtenir un outil parfaitement adapté à tous nos besoins. En tout cas, on est parti pour... »

Temoignage de mars 2011

établissement

ADEF Résidences

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